Програма визначає вимоги до простору

Кількість потоків, тривалість виступів, перерви та формат нетворкінгу впливають на вибір майданчика. Перевіряємо місткість залів, видимість сцени, акустику, доступність і місця для розмов поза основною програмою.

Що входить у роботу команди

  • Підбір локації та план функціональних зон.
  • Таймінг, технічний сценарій і координація спікерів.
  • Звук, екрани, освітлення та перевірка матеріалів.
  • Реєстрація, навігація й робота персоналу.
  • Кейтеринг, партнерські зони та монтаж за погодженим обсягом.

Що погоджуємо з організатором

Хто відповідає за програму та запрошення спікерів, коли надходять презентації, як працюють квитки або списки учасників. Якщо потрібні трансляція, запис чи переклад, закладаємо їх у технічний план і кошторис окремо.

Приклад ком’юніті-формату

НЕКОНФА стала першою зустріччю ком’юніті CRYPTOLOGY.KEY за весь час його існування. У UNIT.City зібрали 300 гостей. Ми підготували брендинг простору, програму з ведучим, конкурси й призи. Хедлайнером події став гурт ТНМК.

Перед підготовкою

Можна замовити тільки організаційну частину?

Так. Можемо працювати з готовою програмою та спікерами. Розподіл завдань зафіксуємо на початку.

Чи входить трансляція в базову вартість?

Трансляцію та запис розраховуємо за конкретним завданням: кількість залів, камер, платформа, звук і потрібні матеріали після події.

Як оцінити бюджет конференції?

Потрібні кількість учасників і залів, тривалість, склад техніки, харчування та вимоги до реєстрації. Одного числа гостей для точного розрахунку недостатньо.